メールで添付書類を送る*以外*の方法

ファイルサイズが大きくて受信拒否される場合の対策
「宮城教育大学 大容量添付ファイル預かりサービス」の利用マニュアル

メールにファイルを添付して送る「添付書類付きメール」「添付メール」という方法は、かなり便利。ただ、メールリスト等ではマナー違反と言われることがあるだけでなく、大きなファイルの場合、そのサイズが原因で受取拒否をされて先方に届けることができない場合がある。宮城県や、仙台市の教員に送ることが可能なファイルの最大サイズは、5〜7MBである。ちなみにGmailでも25MBを越える大きなファイルの送信はできない。

このような場合に、ファイル送信サービスを使うと、先方のメールサーバで受信拒否されることなくファイルを届けることができる。指示されるサーバにあらかじめファイルを転送しておくので、送信したいファイルは「大きな添付ファイル」ではなく「ダウンロード可能なリンク、1行」に変換されるので、添付ファイルのサイズにかかわらず、情報をやりとりできる。

ここでは、宮城教育大学が教育関係者向けに提供している「宮城教育大学 大容量添付ファイル預かりサービス」の使い方について解説する。これは、国立大学法人宮城教育大学が、メールのサイズ制限に困る教員向けに特に開発したものであり、その意味で、民間や海外の同様のサービスを用いるよりも安心して用いることができる。

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  1. 宮城教育大学 大容量添付ファイル預かりサービスにブラウザからアクセスする。
    http://mail2web.miyakyo-u.ac.jp/
  2. ページに書いてあるとおり添付できるファイルは最大3つ、合計200MBまで。その他の条件として、利用者の制限がある。
    1. 利用者が miyakyo-u.ac.jp, myswan.ne.jp, city.sendai.jp, pref.miyagi.jp, sendai-c.ed.jpを含む ed.jpのアドレスを持っていること。
    2. 上記以外の場合でも、送信先が、miyakyo-u.ac.jp宛のメールを出す場合。
    3. さらに、上記以外でも、教育関係者が利用登録した後にメールから利用する場合(後述)。
  3. 送信まで、最小限、行わなければならないのは、@自分のアドレスを入れる、A送信先のアドレスを入れる、B件名・本文の入力、C預けたいファイルを選ぶことである。

  4. @〜Cの入力が終わり、D「この内容でファイルを預ける」ボタンを押すと、この操作により送信されるメールの確認画面が出てくる。

  5. ここで送るのボタンを押すと、実際にメールが送信され、以下の削除に関する情報が出る。
  6. その後、「宛先」とした相手には、以下のメールが届く。


    From: 自分自身
    To: 入力した宛先
    Subject: 入力した件名

    入力した本文

    ------------------------------------------------------------------------
    宮城教育大学 大容量添付ファイル預かりサービスにて以下のファイルをお預かりしています。

    ファイル名1: sashikomi.mov (86.7MB)
    ダウンロードURL1: http://mail2web.miyakyo-u.ac.jp/cgi-bin/dl.cgi/20131208acb12b4f61c219c373d33b322c1d255d/1/sashikomi.mov

    ファイルの保管期限は2014年01月07日までです。
    (期限前でも送信者や運用上の都合によりファイルが削除されることがあります)
    ------------------------------------------------------------------------



    ダウンロード用のリンクは、暗号化されており、これを知る送信者、受信者は以外は推察することができないようになっている。

  7. 送信した自分自身には、以下の削除方法を含め、送信したメールのコピーが届く。


    From: 宮城教育大学 大容量添付ファイル預かりサービス <mail2web@mail2web.miyakyo-u.ac.jp>
    To: 自分自身
    Subject:ご利用ありがとうございます

    以下の通り通知メールを送信しました。

    下記URLからお預かりしたファイルを削除できます。
    http://mail2web.miyakyo-u.ac.jp/cgi-bin/rm.cgi/20131208acb12b4f61c219c373d33b322c1d255d/a93aac76267fb76aeeaa7806b2910efe

    From: 自分自身
    Subject: 入力した件名
    To: 入力した宛先

    入力した本文

    ------------------------------------------------------------------------
    宮城教育大学 大容量添付ファイル預かりサービスにて以下のファイルをお預かりしています。

    ファイル名1: sashikomi.mov (86.7MB)
    ダウンロードURL1: http://mail2web.miyakyo-u.ac.jp/cgi-bin/dl.cgi/20131208acb12b4f61c219c373d33b322c1d255d/1/sashikomi.mov

    ファイルの保管期限は2014年01月07日までです。
    (期限前でも送信者や運用上の都合によりファイルが削除されることがあります)
    ------------------------------------------------------------------------



  8. サーバでの保存期間は1ヶ月であり、その時点でファイルは消去されるが、目的の人がダウンロードしたことが確認できた場合や、自分が間違ったファイルを預けてしまった場合などは、上記、「下記URLからお預かりしたファイルを削除できます。」にある削除用リンクを使って早めに削除することができる。
  9. このダウンロードリンクを含むメールをコピー&ペーストする際は、リンクが長いため、途中で改行が起きないように注意しないとリンクが先方に伝わらない場合があるので注意しよう。
  10. Web2Mail(=Web to Mail)とあるように、Webブラウザを使ってメールを出す仕組みではあるが、ページの上部にある、「メールから利用する場合はこちらへ」のリンクからユーザ登録を行い、メールを出すための認証コードを取得すれば、@宛先を mail2webに、A本文の冒頭に、以下の数行を加える、その他は、普段使っているThunderbird, Windows Liveメール, Outlook等から、通常の添付メールを送る操作で、ダウンロードリンク1行に変換されたメールを届けることができる。


    From: 自分自身(ユーザ登録をしたアドレス)
    To: mail2web@mail2web.miyakyo-u.ac.jp(真の宛先は、本文中X-Mail2web-Toの部分で指定する)
    Subject: 相手に届いたときに使われる件名

    X-Mail2web-Auth: XXXXXXX(登録時に伝えられる認証コード(人により違う))
    X-Mail2web-To: 相手のメールアドレス
    X-Mail2web-Cc: Ccとすべきメールアドレス(Ccが必要なければ、書かない)

    相手に届いたときに使われる本文