Wordの「差し込み文書」機能を使う宛名付き文書作成と
窓付き封筒による郵送の効率化

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大量の文書を郵送する作業は、結構たいへん!Excelで住所録を作り、Wordの差し込み文書作成機能を使い、宛先の部分を封筒の宛名と兼ねる方法で仕事をスピードアップしよう。

   窓付き封筒 (脱線:この画像はパワーポイントで作成しましたWindowEnvelope.ppt

ここでは、学校から保護者への連絡を行なう業務として、何らかのお願いの文書を配ることを想定し、普通なら「保護者の皆様」となっている部分を、保護者のが入った状態で文書を印刷できるよう、差し込み文書を作成してみよう。「住所・氏名」が入っているので、窓付き封筒にできあがった文書を折って入れるとラベルを別途用意する必要がない。


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  1. まず、宛名となる氏名、郵便番号、住所などが入った住所録をExcelで用意する。
    差し込みに使う場合の「敬称」の列は空欄ではだめで、"様"を入れておかないと、いつもながらおせっかいなWordが、「御一同様」などと勝手に判断した敬称を入れてしまうので注意。
    サンプル「Address2A307.xls」を開いてみよう。
    列の並び順「氏名    連名    敬称    会社    部署    役職    郵便番号    住所_1    住所_2    住所_3    電話番号    FAX番号    電子メール_アドレス    備考 」は、Wordが差し込み文書のデータベースとして発行するものなので、読み込みの際、相性が良い。Excelで作る際に参考にしてほしい。
    #これは授業のために用意した架空の情報です。

    データを確認したら、後ほどWordの文書から参照する際、「開いているので利用できない」と言われないよう、閉じるボタンで文書を閉じておく。
  2. 次に、元となるサンプル文書「情報モラル講座アンケート.docx」を開く。
    文書の宛先部分に、一般的な呼称である「保護者の皆様」となっている部分がある。



  3. 「仙台市立〇〇小学校 保護者の皆様」となっている2行を削除する。


  4. その後、差し込み文書のタブを押し宛名の選択し、



  5. Excelで用意したアドレス帳データを開く。

  6. さらに、Excel Seetの中のSeetを選択画面からSeet1を選んでOK。
    (通常は3つのSeetがある場合が多いが今回はSeet1しかでないようにしてある)



    これで差し込み文書ととして、用意したExcelのSeet1が使えるようになった。
  7. カーソルが12月1日の下にあることを確認してから、
    差し込み文書>差し込みフィールドの挿入>郵便番号




    とする。
  8. <<郵便番号>>と表示される「差し込みフィールド」がカーソル位置に現れる。この部分には、いずれ、Excelの表の「郵便番号」の列のデータが読み込まれる。

  9. このままでは、右寄せになっているので、ホームのタブ>段落のりボンで、郵便番号の行の位置を左揃えにする。

  10. その後、差し込みフィールドを続け、
     <<郵便番号>>
     <<住所_1>><<住所_1>><<住所_1>>
     <<氏名>><<敬称>>
    と並ぶように調整する。
  11. できあがりは以下のようになる。

  12. 調整が済んだら、その場所にデータが読み込まれたか結果のプレビュー>個々のドキュメントの編集 に進み、

  13. 新規文書への差し込み>すべて>OKで、全てのレコードを読み込む。

  14. できあがった文書には、差し込みに使われた3件分に対応する3ページにの文書ができている。

  15. 元の文書は、これとは別に開いているので、別の名前をつけて保存し、さらに必要な編集を行ったり、印刷したりできる。