ワープロと表計算ソフトの連携でできる
5分でできる年賀状宛名書き

姉妹ページ:Wordの「差し込み文書」機能を使う宛名付き文書作成と窓付き封筒による郵送の効率化

Microsoft Word の差し込み印刷機能を使って、Excelのデータで宛名印刷を行う。
今回は、年賀状の宛名の印刷を例に取り上げるが、差し込み印刷の手法を使うと、封筒の宛名や、個別の名前を宛先にした文書も作成できる。

このページの資料は、Word2007のスクリーンショットだが、Word2010でもほぼ同じ場所に同じ機能のウイザードが存在する。
また、以下の動画ではWord2010での動作の説明になっている。


  1. 宛名データをExcelで用意する。Wordで読み込みエラーが起きるのをふせぐために、編集が終わったらファイルは閉じておく。
    サンプルをAddress2A307.xlsから取得してDocumentsに置いておく。閉じておくことを忘れずに。

  2. 現在開いているWordの画面あるいは、Wordで新規文書を開き、差し込み文書のタブを押してリボンの中から「はがき印刷」のボタンを押す。


  3. はがき印刷、宛名面文面の選択画面が出るので、今回は、宛名面の作成ボタンを押す。


  4. はがき宛名印刷ウイザードが開始される。


  5. 今回は年賀/暑中見舞いを選んで次へ。


  6. 今回は縦書きを選ぶ。


  7. 今回は、MS明朝などを選び、次へ。


  8. 差出人の情報を入力して、次へ。


  9. 次は、宛先のデータをどこから選ぶか聞いてくる。


    今回は、今、この場で作るのではなく、あらかじめ用意しておいたExcelの住所録ファイルを使うので、
    2番目の「他の住所ファイルを差し込む」のラジオボタンを選択した後「参照」のボタンをを押す。



  10. 参照のボタンを押すと、どれかと聞いてくるので、ここでは、Documentフォルダーに置いているのでそれを選んで開くのボタンを押す。


  11. 選ばれたことを確認して、次へのボタン。


  12. 完了のボタンを押す。


  13. Excelのファイルは通常3つの同じ形のシートからできている。
    シートが複数ある場合、宛名のデータはそのうちのどれかを聞いてくる。
    たいていの場合は一番最初のシートなのでSheet1を選ぶ。



  14. Wordに戻ってくるので、はがきのレイアウトや、宛先のレコードを前後させて確認し、これでよければ、「完了と差し込み」のボタンを押す。



  15. Excelの各行(=レコード)全部か、一部かを選択できるので、全部または、レコードを選んでOKを押す。


  16. 印刷すべきレコードが揃ったWordのファイルができるので、印刷する。
    この時、内容をちょこっと直したり、不必要なページを削除したりも可能。