Gmailの設定、本学でのメールの利用方法

GoogleのWebMail http://mail.google.com/

(最終更新日時

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Gmailの特徴

普段使っているメールをGmailにも転送する設定にすれば、外出先で手軽にメールチェックができるWebMailとして利用できる。GoogleのWebMailの特徴としては:

  1. 容量が大きい。Gmailは2008年時点で約7Gbyte。個人で利用するには十分な大きさだ。私たちの組織で自由に使える個人領域はメール領域も含めて、CD1枚分(700Mbyte)しか用意されていないが、Gmailはその10倍の容量がある。同じ無料のWebMailサービスの中でも破格の大判振舞いである。
  2. 上記の大容量の自分宛の過去メールに対してWeb検索で培われたGoogleの検索技術を使って検索できる。これが最大のメリット。すべてのメールをGmail に転送し消さないでおき(アーカイブという)、Google検索と同様に、自分宛のメールを検索することができる環境は、何とも素晴らしいものだと思う。
  3. 宣伝はあるが、無意味な宣伝がない。他の無料のWebMailでは、意味のない宣伝が画面に占める面積が大きい。
  4. Ajax,Javascriptが使われており使い慣れてくると、Toを途中まで入れることで候補がポップアップするなど、一般のWebMailや大学提供のWebMail(Magicmail, SquirrelMail)よりもよほど使い勝手が良い。
  5. Gmailを使っていても、誰それ@gmail.comというFromにならず、普段使っているメールアドレスがそのまま使える。すなわち、出先でGmailを使い、メールの返事を書いても、そのメールのFromは普段と同じなので、返事の返事も普段使っているアドレスに戻るので、Gmailを使っていることを相手に意識させないで使える。
    また、設定のとき、少なくともそのユーザにはメールが行き、認証されているので普通のメールソフトのようになりすましの危険性は少ない。
  6. かなり精度のよいメールフィルタが備わっており、ウイルスメールはもちろんのこと、大多数の迷惑メールの排除ができる。
  7. 他のメールサーバに蓄積されているメールをPOPサービスで取り込むことができる。
  8. 他のメールアドレスへメールの転送ができる(フィルターで条件を指定して特定のメールだけを携帯へ転送するということもできる)。
  9. Googleアカウントでできる他のサービスとの連携が可能。

Gmailの問題点としては、

  1. メールの意味を解して宣伝が出されるので気持ちが悪い。メールの中身を覗かれているような気がする。
    →逆に、これがGoogleのビジネスモデルである(ビジネスモデルがしっかりしているからこそ無料でやって行ける)。広い意味で同様なのはオンライン書店のAmazonで「こちらをご購入(検討)の方はこちらも購入(検討)されています」というのがある。
  2. 一般のWebMailと共通する問題であるが、組織内のメールを組織外に転送することで、社内(組織内)の情報が外部に転送される(漏れる)ということがある。それゆえ、個人的なメールはさておき、顧客情報を守るコンプライアンスに厳しい企業ではGmailを使っているところはほとんどない。
  3. 最大の添付メールサイズが25Mしかない。
  4. 通常、WebMailでは、送信元のパソコンなどのIPアドレスをメールのヘッダから調べることができるが、GmailでIPアドレスが送信メールには記載されないので、Gmailに接続しているパソコンがどのネットワークに属しているかを知ることができない。→逆に、メリット?
  5. Googleのことだから、いずれは改善されると思われるが、正常なメールが誤って迷惑メールと判断される例がある。実はなかなか改善しない。 筆者の場合は、70000通/月の迷惑メールのうち、50通/月ほどが迷惑メールフォルダーに落ちてしまう(2008年10月現在)。
    1. 確かめるには「検索オプションを表示」を押し、差出人に自分の属する組織のドメイン名(メールアドレスの@より右側)を入力(筆者の場合はmiyakyo-u.ac.jp)、検索を「すべてのメール」ではなく「迷惑メール」とし検索すると、同僚が送ったメールが誤判断されて落ちていないかチェックできる。Gmaiの迷惑メールの保存期間は1ヶ月なので、期間内にチェックする必要がある。
    2. 迷惑メールに含まれる正常メールをWebMailでページをめくりながらチェックするのは至難の業(迷惑メール70000通を閲覧するには、100通表示する状態にしておいてWebページを700回クリックして見ないといけない)。筆者は、このような正常メールを救うため、Gmailを、WebMailとしてアクセスするだけでなく、IMAPで接続、Thunderbirdの迷惑メールフィルターで膨大な迷惑メールのなかから正常メールをい探し出すようにしている。すなわち現状では迷惑メールの判断は、Thunderbirdの方が一枚上である。もちろん、検索能力や保存容量の点で、他のメール環境よりはよほど良い。メールを、検索やフィルターするときは、GmailのWebインターフェイス。正常メールを拾うには、Thunderbirdということか。迷惑メールが多すぎて、Gmailの欠点に気が付いていない多くのユーザがいる可能性がある。

ここでは、

  1. Googleが提供するWebMail「 Gmail」の無料アカウントを申請取得し、利用できるよう設定を行う。
  2. 普段使用しているeXXXX@students.miyakyo-u.ac.jpのメールを転送する。
  3. 設定と共に、Gmailからメールを出す際にFromを、eXXXX@students.miyakyo-u.ac.jpとして送信できる設定。

を行う。

Gmailに自分のアカウントを申請

  1. 授業で申請する場合のブラウザに関する注意
    1. 通常、個人で申請するときブラウザは何でも良いですが、授業などで行うときには、WindowsのInternetExplorerを使わないと、アカウントを取得できないことがあります(Macや、WindowsのFirefoxでは50名に1〜2名、アカウントを取得できないようです。)。
    2. 授業で大量にアカウントを取得する場合は、プロキシ経由だと同じIPアドレスからの攻撃に見えるので、プロキシを使わない設定にすることが必須です。
      1. InternetExplorerの場合:歯車マーク(ツール)>インターネットオプション>「接続」のタブ>「LANの設定」ボタンを押す。
        「設定を自動的に検出する」「 自動構成スクリプトを使用する」のチェックを外す
      2. Firefoxの場合:ツール>オプション>詳細>ネットワーク>接続設定
        「自動プロキシ設定スクリプト」を「プロキシを使用しない」に変更
      3. Google Chromeの場合:スパナマーク>設定>高度な設定>プロキシ設定の変更と進み、出てきたインターネットのプロパティで、「接続」のタブ>「LANの設定」ボタンを押す。
        「設定を自動的に検出する」「 自動構成スクリプトを使用する」のチェックを外す
  2. http://gmail.google.com/?hl=jaに接続し、右上のアカウントを作成のボタンを押す。


  3. 必要な情報を入力する
    画像をクリックすると大きくなります。



    「Googleの利用規約とプライバシーポリシーに同意します」にチェックを入れ、一番下の「次のステップ」のボタンを押す。

  4. プロフィールを作成で「次のステップ」のボタンを押す。
  5. Gmailに移動を押す。
  6. Gmailの初期画面
    Gmailでメールリンクをすべて開くようにしますか?と聞かれたら「Gmailを使用」を押す。
    Firefoxでは、ツール>オプション>プログラムで、mailと打ち「Gmailを使用」を選ぶと、と同様の設定が可能になる。
  7. パスワードを保存するか聞かれたとき、このパソコンが個人設定を保護できるものであれば「記憶する」で良い。信用できない場合には「このサイトでは記憶しない」を押す。

  8. 右上部の歯車のアイコンから「設定を選ぶ」

  9. 署名を入力する
    画像をクリックすると大きくなります。


  10. 上の画面で、アカウントの設定を押し、さらに、メールアドレスの追加を押す。
  11. 自分のメールアドレスを入力する。
  12. さらに設定方法を聞いてくるので、「Gmail経由で送信する」を選んで次のステップ。


  13. 他人に自分のメールアドレスが勝手に使われないように、確認メールが送られる設定になっているので、「確認メールの送信」のボタンを押す。


  14. MozillaやWebMailなどにメールが届いているハズなので、そのメールにある「確認コード」をしらべる。
    画像をクリックすると大きくなります。



  15. 「確認コード」を入力して確認ボタンを押す。



  16. アカウントの設定に、新しいメールアドレスが追加されていることを確認する。
    必要であれば、それをデフォルト(標準で使う設定) にする。
    画像をクリックすると大きくなります。


  17. メール作成」のボタンを押すと、差出人(From)が選べるようになっていればOK。
    ついでに、「書式なしのテキスト」を選んでおくと、文字飾りのないテキストメールで送ることができて、携帯で見た時など、シンプルで、やさしい。


普段使用しているメールアドレス、eXXXX@students.miyakyo-u.ac.jpに届いたメールをGmailに転送する方法、その1(メールはWebMailに溜まったままなので定期的に削除する必要がある)

  1. 大学のメールのWebMailに存在する転送のツールを使う
    http://imp.miyakyo-u.ac.jp/
    にログインする。

  2. ツールのタブを押し、サイドバーの転送のリンクを押し、さらに新規作成のボタンを押す。


  3. 設定名にGmailを入れ、すべてのメールを転送のラジオボタンを選び、転送設定で「次のアドレスに転送」を選んで、作成したGmailのアドレスを入力してOKを押す。


  4. これで、大学宛のメールはすべてGmailへと転送されるようになる。大学宛に1通メールを送り、それがGmailにも届いていることを確認する。携帯への転送は、ここから行うと大学宛すべてが携帯へと転送される。Gmailへ転送するのであれば、Gmailのフィルター機能を使い、届いたメールのうち、特定の条件に合うものだけを携帯へと転送できるので設定に挑戦してみて欲しい。

 

普段使用しているメールアドレス、eXXXX@students.miyakyo-u.ac.jpに届いたメールをGmailに転送する方法、その2(Gmail側でメールを取得する。メールはWebMailに残らないので定期的な削除する必要がない。)

  1. Gmailで右上隅の歯車マークを押し、設定>「アカウントとインポート」のタブを選ぶ


    (クリックで大きくなります)


  2. 上の中の「POP3を使用したメッセージの確認」の「POP3のメールアカウントを追加」のボタンを押すと、以下が現れるので、自分のメールアドレス「eXXXX@students.miyakyo-u.ac.jp」を入力し、次のステップを押す。



  3. ユーザ名とパスワード、POPサーバ[pop.students.miyakyo-u.ac.jp]、ポートを995、セキュリティで保護された接続を使ってメールを取得するにチェックを入れる



    以上でWebメールに溜まったメールをGmailに取得されるようになる。「受信したメッセージのコピーをサーバに残す」にチェックを入れない(= すなわち、受信したら削除されることになる)。
  4. WebMailの転送と、POPによる取得は、同時にやって問題はない。一見メールが重複するように思えるが、Gmailは、同じメッセージを1つにまとめる機能があるので、問題は起こらない。
    POPだと10分に1回しかメールは転送されないが、転送は、リアルタイムで行われるので即時性があって便利。

鵜川 義弘(うがわ よしひろ)

http://edb.miyakyo-u.ac.jp/ugawa/