Googleグループを使ったメールリストの運営

  1. メールリスト

    メールリスト とは、1つのメールアドレスにメッセージを送ると、その配送先リストに登録されている複数のメンバーに同時にメールを送るサービスのことで、仕事、サークルなど、複数人に同時にメール送信するとき、宛先にたくさんのアドレスを一度に書かなくても良い。返事を書くだけで全員に届く。などの便利な機能を持っています。

    無料のメールリストサービスには、複数のものがありますが、ここでは、
    宣伝メッセージがメール本文に入らない、管理者アカウントにも宣伝メールが来ない(将来は来るかもしれないが)
    Googleグループを使ったメールリストの作成方法を紹介します。

  2. Googleグループ

    http://groups.google.co.jp/grphp?hl=ja

    Googleグループとは、ネットワーク上のニュースグループを閲覧したり、自分専用のグループを作成できるツールである。

    1. インターネットができる前、メールをモデムを接続し、バケツリレー方式で送っていた時代に、ニュースグループというパブリックディスカッション(所属がざまざまな大勢の人がマナーを持って様々な議論)を行う場が存在していた。代表的なものはUSENETで、現在でも存在はするが、インターネットに様々な情報があふれている時代には情報源として少々レトロな雰囲気がある。
      ニュースグループは、Webの電子掲示板と同じように、そこにメッセージを書けば、他の人に読めるようになっているが、パソコン通信時代における掲示板(実はパソコン通信はUSENETをまねたもの)に近い存在で、Web以外に様々なソフトが開発されアクセスされていた。Googleでは、ここで流れるニュースグループをすべてGoogleからアクセスできるようにし、以下のページで検索できるようになっている。


      #以下の図は、縮小表示ですが、クリックすることで実寸表示になります。



    2. Googleグループは、Googleの独自のサービスとして、自分専用のグループを作成できるようになっている。

      もともと、ニュースグループは、グループ内のメッセージをいわゆるサーバの掲示板にアクセスして見るだけでなく、メールで配送(1日に1回まとめてとか、メッセージが送られるたびに配送するとか)ができていたので、今回は、メールで配送する機能をメールリストとして使用してみるわけである。
    3. 早速、自分のグループを作成し、配送先に複数のメンバーを登録することで、メールリストとして使う方法を案内しよう。
      ここで、右上のログインボタンで自分のアカウントでログインしておく。アカウントがなければ、作成するよう促される。

      アカウントがない場合は、以下のGmailの設定の説明などを参考に、アカウントの作成をして欲しい。
      http://edb.miyakyo-u.ac.jp/ugawa/Center/gmailsetup.html

  3. Googleグループへのログイン

    (以下の画面)、Gmailで設定してあるユーザ名とパスワードを入力




  4. ニックネームの登録

    グループで使用するニックネームを入れるように促される。これは後で「アカウント」のボタンを押して、変更ができる。




  5. グループのホーム

    先ほどと同じページだが、ログインした状態になっている。



  6. グループの作成

    上の画面で、「グループを作成」のボタンを押すと、下の画面が現れる。





  7. 確認のため、キャプチャ画像にかかれたパスワードを入力する。




    Googleグループのメールアドレスをプログラムを使い自動で大量に取得しよからぬことに使う連中がいるので、人間がパターン認識により入力しないと先に進めないような機構が組み込まれている。

  8. メンバーを招待画面

    この画面で招待を行うと、一旦、招待すべき人にメールが送られ、その人が承認した場合に、正式メンバーとして登録される。すなわち、相手の意思を尊重して、同意するなら追加という方法を取れる。




  9. 「メンバーを直接登録」画面

    直接登録画面では、管理者が承認作業をスキップし、登録するアドレスを直接入力する方法である。
    メンバーの数は、10人以上?同時に登録することができない。
    招待メッセージもやんわりと長く書いておかないと認めてくれない。迷惑メールを強制的に送るように使われることを心配している。




  10. グループ登録完了のメッセージ




    これで作成できた。
    上の画面で、「新しいグループにアクセス」のリンくを押すと、下の管理画面へと移動する。

  11. グループの「ホーム」画面ページ(管理画面)

    この画面の下の 「次のアドレスでこのグループ宛にメールをお送りください」で、....@googlegroups.com宛にメールを送ると、先ほど登録したメンバーにメールが送られる。これで、メールリストとして動作するようになる。





  12. ディスカッション画面

    メールリストで送ったメッセージは、たとえメールを消去した場合でも、この「ディスカッション」のページでアクセスできる。





  13. Web投稿画面

    また、「新しい投稿」で、Web画面から投稿することもできる。



  14. メンバー管理画面

    以下のメンバー管理画面で、メンバーの管理ができる。




  15. グループ設定「アクセス」画面

    メンバーが、配送先に登録されているアドレスではないアドレス、具体的には、携帯など、登録されたアドレス以外のメールアドレスから投稿する場合、
    グループ設定>アクセス
    「だれでも投稿できる」のラジオボタンが選ばれていないと、投稿できないので、注意が必要である。



  16. グループ設定「メールの配信」画面

    この他、メールのSubjectに特定の文字列を追加したり、番号を振ったりすることも可能である。
    ここで「フッターを使用しない」を選んでおくと、いつも届くメールリスト退会用のリンクなど、無駄な文字を省くことができる。



  17. 運用面の注意

    携帯のメールとの間でトラブルが多い。具体的には、
    1. メールアドレスのローカルパート(@マークよりも左側)に連続したピリオド、先頭と、@の直前にピリオドがあるメールは登録できない。携帯電話のメールアドレスがインターネットの規約違反になっており、届かないことがある。元々、docomo,au が規約違反のメールアドレスを許すことが間違い。docomoは、最近になって違反メールアドレスの新規登録ができなくなった。
    2. 携帯電話で、迷惑メールの受信拒否をしていて届かないこと。
    3. Subjectを付けないキャリアーSoftbank等からのメールでは、Subjectに連番をつけるつもりの特定の文字列が抜けてしまう(実際のところ裏でカウンターは進んでいる)。

      などがある。
  18. その他

    単に、メンバーしか見ることができないメールリストではなく、多くの人々が参加できるメールリストの運営も可能で、使い方によっては、メールマガジンとしても利用できる。

    連絡網を駆使して、ネットワーカーとして頑張ってみて欲しい。

    --鵜川義弘